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大手企業では大きなサーバが準備され、バックアップ処理などが完備されていることだと思います。
ただしそこまでの環境を必要としない職場においては1台のパソコンを共有サーバとして各種の共通データを保存し、各パソコンから参照するケースがよく見受けられます。
そのような場合システムに携わるものとしてデータのバックアップについて提案することがあります。

たとえば、安価に行える方法として、ネットワーク接続ハードディスク(以降NAS)を2台用意し、NASのバックアップをNASに行うという方法などもがあります。
管理者がいなくてもある程度自動的にバックアップが行えることから多くの企業でこの方法が採用されています。

誤操作によるデータ消失


機械的な故障以外にも気をつけなければならないことがあります。
人の手を介した誤操作による削除です。
共有パソコンで運用しネットワーク越しに参照している際にファイルを消してしまうと使用しているパソコンのゴミ箱にも共有パソコンのゴミ箱にも残りません。
何度か共有フォルダのファイルを消してしまったという相談を受けたことがあります。
ハードディスクの中身はたとえ削除されたように見えても一応は残っています。
ただ時間がたつごとに上書きされてしまうので、復旧ソフトを持ってすぐに伺えば復旧できることもありました。
このような場合にもやはりバックアップを行っていれば完全ではないにしても被害を最小限に抑えることができます。

いまやデータは無形の資産


各企業が作成するファイル等はすべて資産と見るべきだと思います。
ちょっとしたメモでも何年も使用することもあるでしょうし、無いことによりその都度調べる工数が発生するかもしれません。
バックアップ機器等の購入予算が大きく取れない場合、外付けのハードディスクを1台用意もしくはReWriteができるDVDやBlueRay等を用意し、定期的にバックアップを取るだけでも良いと思います。

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